PDFs – kurz für Portable Dokument Format – sind eine einfache Möglichkeit, Dokumente von einer Person zur anderen zu senden. Sie sind ein digitales Standardformat und haben viele Vorteile, wie z.B. Sicherheitsoptionen, geringere Dateigröße und mehr.
Es kann jedoch vorkommen, dass Sie eine PDF-Datei komprimieren müssen, um die Dateigröße zu verringern. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen, z. B. durch Entfernen von Inhalten oder Aufteilen der Datei in mehrere Komponenten. Die Verkleinerung einer PDF-Datei hat auch viele Vorteile. Hier finden Sie einen Überblick über vier von ihnen.
Ein offensichtlicher Vorteil der PDF Verkleinern für E-Mails ist die geringe Dateigröße. Es gibt jedoch noch mehrere andere Vorteile, die unbemerkt bleiben, wenn man bedenkt, wie sich eine komprimierte PDF-Datei auf ein Unternehmen auswirkt.
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Beseitigung von Leerlaufzeiten durch schnellere E-Mail-Übertragung
In einer Welt, in der wir daran gewöhnt sind, alles sofort zur Hand zu haben, kann es schwer vorstellbar sein, dass man zum Telefon greifen muss, um jemanden um Informationen zu bitten. Aber wenn es schwierig ist, die benötigten Informationen zu erhalten, kommt es manchmal doch dazu. Diese Situation kann jedoch mit einer einfachen Lösung weitgehend entschärft werden: der Dateikomprimierung.
Kleinere Dateien lassen sich leichter per E-Mail versenden, was bedeutet, dass die Mitarbeiter schneller und effizienter auf Kundenanfragen reagieren können. Kunden wollen nicht unendlich lange auf eine Antwort warten müssen, sie wollen es jetzt wissen. Eine schnellere E-Mail-Übertragung spart den Mitarbeitern nicht nur Zeit, sondern kann auch zu einem positiveren Kundenerlebnis führen.
Schnellere Downloads und einfacherer Zugriff auf Anhänge
Mehr Megabytes, mehr Probleme. Sie haben es hier zuerst gehört – mit zunehmender Dateigröße treten Probleme auf. Je größer eine Datei ist, desto länger dauert es, sie zu übertragen und herunterzuladen. Obwohl PDFs oft kleiner sind als ihre ursprünglichen Quelldateien, können sie immer noch viel zu groß sein, um bequem verwaltet werden zu können, insbesondere wenn es sich um tausendseitige Dokumente wie Darlehen und Hypotheken handelt.
Effiziente Zusammenarbeit
Die Übertragung von komprimierten Dateien geht viel schneller, so dass die Mitarbeiter schnell darauf zugreifen, sie überprüfen und zurücksenden können. Im Gegensatz dazu brauchen aufgeblähte Dateien länger, um hochgeladen zu werden, können beim Durchlaufen des Netzwerks ins Stocken geraten und werden beim Versuch, vom Empfänger geöffnet zu werden, erneut verzögert. Das kann sich wirklich wie der Unterschied zwischen Schneckenpost und E-Mail anfühlen.
Heutzutage werden immer mehr Geschäfte unterwegs erledigt, wofür komprimierte Dokumente wiederum ideal sind. Kleinere Dateien sind auf dem Handy viel einfacher abzurufen und benötigen deutlich weniger Zeit zum Herunterladen oder Ansehen. Etwas so Einfaches wie die Dateikomprimierung sollte nicht das Hindernis sein, das die Rückmeldung an einen Kollegen oder die Beantwortung einer Kundenanfrage verzögert.
Effektivität der Inhalte und Austauschbarkeit
Durch die verlustfreie Komprimierung ist es möglich, die Dateigröße zu reduzieren, ohne dass die Qualität oder der Inhalt darunter leiden. Dadurch wird die Datei für die einfache Weitergabe von Informationen optimiert. Vor allem angesichts der zunehmenden Fernarbeit ist es wichtiger denn je, dass die Mitarbeiter Dokumente mit minimaler Verzögerung hin- und herschicken und von außerhalb des Büros darauf zugreifen können.
Da komprimierte Dateien außerdem viel weniger Speicherplatz benötigen als die Originaldateien, lassen sie sich viel einfacher archivieren, um später darauf zugreifen zu können. Eine optimierte Archivierung von Dokumenten kann im Nachhinein Kopfschmerzen ersparen, da es einfacher ist, Dateien bei Bedarf abzurufen, ohne dass es zu Unsicherheiten kommt.